Avec les membres du bureau, la secrétaire est le maillon qui fait marcher l’association. En effet, c’est elle qui assure la gestion administrative de l’association, et veille à son bon fonctionnement matériel, administratif et juridique en lien avec le Trésorier, qui lui, assure la gestion financière de l'association, ils travaillent en étroite collaboration.
- Gérer la correspondance de l’association ;
- Gérer le fichier des adhérents ;
- Transmettre toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de l’association
- Veiller au respect des obligations statutaires ;
- Gérer les réunions : conseil d’administration, assemblée générale ;
- Archiver et classer tous les documents utiles à la vie de l’association(statuts, règlement intérieur, extrait de l’avis de publication de création dans le journal officiel ; récépissés de déclaration délivrés par les services préfectoraux, comptes rendus des assemblées générales, du Comité directeur et du Bureau, baux, factures des travaux ou des réparations importantes, etc.).
Toutes ces fonctions peuvent être assurées par une seule personne, comme d’autres peuvent être déléguées à d’autres membres de l’association (secrétaires adjoints) pour faciliter la passation en cas de démission ou de fin de mandat de la secrétaire.
Il est à noté que la fonction de Secrétaire peut être associé à celle de Trésorier puisque ces deux fonctions, certes différentes, sont complémentaires car une assure la gestion globale de l'association et l'autre une gestion plus financière.
Il est à noté que chez Cyno Club 47 il n'y a pas de Secrétaire adjoint à ce jour car la collaboration mise en place entre la Secrétaire et le Trésorier permettent à ce jour d'assurer la gestion nécessaire à l'association. Les fonctions de Secrétaire et Trésorier étaient d'ailleurs associé jusqu'en Mai 2023 mais elles ont été dissocié par décision de la Présidente pour une meilleure efficacité.